Plantilla de política de uso de IA para empleados: qué tiene que decir y qué decidís vosotros
Por Jorge Octavio Tercero, cofundador de iActiva Labs ·
Una política de uso de IA es el documento que le dice a la plantilla qué puede hacer con herramientas como ChatGPT, Copilot o Claude, con qué datos y bajo qué condiciones. El Reglamento europeo de IA no exige un documento con este nombre. Lo que el artículo 4 pide son medidas para promover la alfabetización en IA del personal, y una política escrita es una de las maneras de dejar constancia de que existen.
Lo que sigue es un esqueleto con la redacción de cada cláusula. Sirve para arrancar, no para firmar tal cual: el contenido de cada apartado lo decide la dirección, y el texto final conviene que lo revise vuestra asesoría jurídica.
Tres decisiones que no se delegan
Antes de escribir una línea hay que cerrar tres cosas, porque el resto del documento depende de ellas. Qué herramientas están autorizadas y con qué cuentas. Qué datos no entran nunca en una herramienta de IA. Y quién autoriza un uso nuevo. Si la política las deja abiertas, cada persona las resuelve a su manera y el documento solo sirve de coartada.
La plantilla
- Objeto y ámbito. Esta política regula el uso de herramientas de inteligencia artificial por parte de [empresa]: empleados, becarios y colaboradores externos que trabajen con datos de la empresa o en su nombre.
- Herramientas autorizadas. Solo se pueden usar las herramientas de la lista del anexo, con la cuenta corporativa. No se usan cuentas personales para trabajo de la empresa.
- Datos que no se introducen. No se introducen en una herramienta de IA: datos personales de clientes, empleados o candidatos, salvo en las herramientas y para los fines que figuren en el anexo; información sujeta a secreto profesional o a confidencialidad contractual; credenciales y claves; documentos marcados como reservados.
- Usos permitidos por área. Cada área tiene en el anexo su lista de usos permitidos, por ejemplo borradores de correos, resúmenes de reuniones o análisis de hojas de cálculo con datos ficticios o anonimizados.
- Usos que exigen revisión humana. Todo contenido que salga hacia clientes, proveedores o autoridades lo revisa una persona antes de enviarlo. Las cifras, las citas y las referencias se comprueban contra la fuente.
- Usos prohibidos. Quedan prohibidos inferir emociones de personas en el trabajo, decidir sobre contratación, evaluación o despido sin intervención humana, y generar imagen, audio o vídeo de personas reales sin su consentimiento.
- Transparencia. Cuando una persona interactúa con un sistema de IA de la empresa, se le informa. El contenido de imagen, audio o vídeo generado con IA que se publique lleva el aviso correspondiente.
- Herramientas y usos nuevos. Quien quiera usar una herramienta o dar un uso nuevo lo solicita a [responsable], que lo anota en el inventario antes de autorizarlo.
- Incidentes. Quien introduzca por error datos no permitidos, o detecte un resultado erróneo con efecto sobre un cliente, lo comunica a [responsable] el mismo día.
- Formación y aceptación. Cada persona recibe formación sobre esta política y sobre las herramientas de su área, y confirma por escrito que la ha leído.
- Revisión. La política se revisa cada [seis meses] y siempre que cambie una herramienta, un proveedor o la norma aplicable.
- Responsable y consecuencias. El responsable de esta política es [cargo]. Su incumplimiento se trata conforme al régimen disciplinario del convenio colectivo aplicable.
Lo que una plantilla no resuelve
Primero, saber qué IA se usa de verdad. La lista de herramientas autorizadas solo sirve si se parte de un inventario real, y en casi todas las empresas hay funciones de IA dentro de programas que ya se pagan y que nadie ha declarado. Segundo, que los permisos acompañen. Una norma que prohíbe pegar datos de clientes no sirve de mucho si la herramienta está abierta a toda la plantilla con la configuración por defecto. Y tercero, que la plantilla se entienda. Una política que nadie ha trabajado en una sesión con su propio caso se firma y se olvida.
El apartado de normas internas es parte del taller de formación en IA para directivos, donde la dirección sale con una propuesta de puntos que decide adoptar, ajustar o descartar. El inventario y el resto del expediente son el servicio de cumplimiento del Reglamento de IA. Y si la política va a afectar a una herramienta de alto riesgo en el trabajo, recordad que antes hay que informar a los representantes de los trabajadores: lo explicamos en este artículo.
Fuentes: Reglamento (UE) 2024/1689, artículos 4, 5, apartado 1, letra f), y 50, en la redacción vigente tras el Reglamento (UE) 2026/1744 (Ómnibus Digital).
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