IA para contabilidad: qué puede hacer hoy y qué hay que revisar siempre
Por Jorge Octavio Tercero, cofundador de iActiva Labs ·
La IA no lleva la contabilidad de una empresa, pero ahorra horas en cuatro tareas concretas. En las cuatro la regla es la misma: la IA propone, una persona comprueba y una persona contabiliza.
Facturas y documentos
Sacar los datos de facturas en PDF, compararlos con el pedido y con la contabilidad y apartar las que no cuadran, con el motivo por escrito. Es la tarea donde más tiempo se recupera, porque el trabajo manual es teclear y cotejar. En uno de nuestros proyectos, la extracción automática de datos de más de 7.000 facturas pasó de un mes de trabajo a una semana. La clave está en la petición: una instrucción vaga deja escapar facturas con el formato de un proveedor distinto, y por eso se prueba con un lote de facturas con errores puestos a propósito hasta que no se escapa ninguno.
Extractos y conciliaciones
Cruzar un extracto bancario con el libro de facturas, proponer el asiento de cada movimiento y listar lo que no encuentra pareja. La IA acierta en lo repetitivo, duda en lo ambiguo y falla donde el concepto del banco no dice nada. Saber en cuál de los tres casos se está es la parte que se aprende, y por eso el resultado se revisa siempre antes de contabilizar.
Informes y cierres
Partir de un balance y una cuenta de resultados y llegar a un informe de gestión con el formato de la empresa: variaciones frente al mes anterior y al presupuesto, explicadas en llano, y las preguntas que haría el comité de dirección. Cada cifra del informe se contrasta con el dato de origen, porque un texto bien escrito con un número mal copiado es peor que una tabla seca.
Correos con clientes, proveedores y auditores
Reclamaciones de cobro, aclaraciones de una factura, requerimientos y respuestas a la gestoría o al auditor, escritos con el tono y los plazos de la casa. Todo queda en borrador hasta que una persona lo revisa.
Lo que hay que revisar siempre
Los asientos propuestos, antes de contabilizarlos: el tratamiento fiscal, los importes y las fechas son decisión de una persona. Las cifras de cualquier informe, contra el dato de origen. Y los casos que la IA marca como dudosos, que son los que más enseñan sobre cómo se están registrando las cosas. Conviene además dejar constancia de la revisión, porque cuando un auditor pregunte quién comprobó qué, la respuesta no puede ser «la herramienta».
Una semana de prueba para empezar
Elegid una sola tarea, por ejemplo la comprobación de facturas contra pedidos. Reunid un lote de unas treinta facturas de las que ya conocéis el resultado, con un par de errores a propósito. Pedídselo a la herramienta y comparad su resultado con el vuestro. Anotad cuánto se tarda con y sin ella y qué errores se escapan. Con esos dos datos ya sabéis si la tarea merece un proceso fijo o si todavía no.
Qué datos se meten en la herramienta
Depende del plan contratado y de la política de la empresa. Antes de pegar nada con datos de clientes o de empleados hay que saber si la herramienta guarda lo que recibe y para qué lo usa, y anonimizar el documento cuando no esté claro. Para practicar no hace falta ningún dato real: se pueden usar facturas, extractos e informes ficticios con errores puestos a propósito.
Esto es lo que se trabaja, con el ordenador delante, en la formación en IA para equipos de finanzas y contabilidad. Si vuestro equipo es una asesoría o un despacho contable, lo contamos en la misma página, y los proyectos de automatización que hemos hecho están en casos.
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